E-Posta Gönderirken Uymanız Gereken 13 Altın Kural

İnsan ilişkilerinin her alanında yazısız olsa da uyulması gereken kurallar vardır. E-posta atarken bu basit kurallara uymamanız arkadaş çevrenizin sinirini bozabilir ve hatta iş hayatınızda da başınıza dert açabilir. E-posta gönderimlerinizde, bu makaledeki 13 altın kuraldan yararlanarak kendinizi geliştirebilirsiniz.

1) Hiçbir koşulda zincirleme e-postaları iletmeyin.

Eskiden oldukça popüler olan, günümüzde ise geçerliliğini yitirse bazen karşımıza çıkan bu e-postaların içeriği çoğunlukla uygunsuz şakalar ve görseller barındırır. Günümüzde en yaygın olanları da “Bu e-postayı 7 kişi ile paylaşırsanız…” şeklinde başlayanlardır. Fakat bu e-postalar tanıdığınız kişiler için oldukça sinir bozucu olabilir. Mesajınızı 7 kişiyle paylaşmayan insanların öleceğini söylemek de pek hoş bir yol değildir. E-postanıza “Normalde böyle şeyleri göndermem ama…” diye başlasanız da bir fark yaratmayacaktır.

2) Grup e-postalarına yanıt verirken dikkatli olun

Çokça yapılan bir hata da “yanıtla” ve “hepsini yanıtla” butonları arasındaki farkın bilinmesidir. Eğer “hepsini yanıtla” seçeneğine tıklarsanız, gönderiniz hedef kullanıcıya değil, size gelen e-postanın gönderildiği bütün alıcılara iletilir. Yani bir e-posta grubunun içerisindeyseniz yapacağınız seçim büyük bir fark yaratabilir. Grup mesajlarını yanıtlarken oldukça dikkatli olun çünkü yanıtınız gruptaki bütün alıcılara gönderilebilir ve yapacağınız bir hata da başınıza ciddi işler açabilir.

3) Düzgün Türkçe kullanın

Günlük mesajlaşmalarınızda kullandığınız yazılı dil e-posta mesajlarında kabul edilebilir değildir. Yazacağınız e-mailde ‘Nbr, nslsn, kib, bye’ gibi kısaltmalara başvurmanız sizi hem amatör hem de çocuksu gösterir. Kelimeleri harflerden kısmadan yazın ve iş mesajlaşmalarınızda olduğu kadar özel mesajlaşmalarınızda da kullandığınız dile dikkat edin.

4) Bireysel e-postalarınız için şirket e-posta adresinizi kullanmayın

Şirketiniz için kullandığınız e-posta adresinizi bireysel mesajlaşmalarınızda kullanmak iyi bir fikir değildir. Şayet bir çalışansanız büyük şirketlerin pek çoğu güvenlik sebeplerinden ötürü çalışanlarının e-posta kopyalarına sahiplerdir. Patronunuzun hafta sonu planlarınızdan haberdar olmasını istemiyorsanız fazladan birkaç dakika daha ayırın ve bireysel mesajlaşmalarınızı kendi hesabınızdan sürdürün.

İlginizi Çekebilir:  KOSGEB'ten Kobi'lere 300 Milyon TL'lik Destek

5) Konu başlığı kullanımına dikkat edin

Göndereceğiniz e-postalarda başlık kullanmaya dikkat edin. Başlık, e-posta içeriğinin özeti niteliğindedir ve e-postayı gönderdiğiniz kişiye içerik hakkında bilgi verir. Ayrıca konu başlığı kullanımı ihtiyaç dahilinde ileri ki bir zamanda ilgili e-postaya kolayca ulaşılmasını sağlar. Konu başlığı olmayan elektronik postalar alıcı kişi tarafından ciddiye alınmayabilir yada içeriğine bakılmadan silinebilir.

6) CC ve BBC seçeneklerinden faydalanın

Bu araçlar hem zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacak hem de e-postanızın gönderildiğiyle ilgili kanıtınız olacaktır. CC dediğimiz seçenek e-postanızın kopyasını bilgilendirme amacıyla üçüncü bir alıcıya gönderir. Fakat CC seçeneğinde asıl alıcınızın bu kopyanın gönderilmesinden haberi varken BCC seçeneğinde üçüncü alıcıya bu kopyanın gönderildiğinden haberi yoktur. BCC kullanımı çoğunlukla birbirini tanımayan insanların bulunduğu grup e-postalarında, alıcıların e-posta adreslerini ve kimliklerini gizli tutmak için kullanılır.

7) Söylediklerinize dikkat edin

Gönderilen her mesajın internet üzerinde bir alanda kayıtlı olduğu düşüncesi biraz ürkütücü olabilir. Yani e-postalarınızda yazdığınız şeylerin içeriği düşündüğünüzden de önemli olabilir. Sözlerinizin yanlış ellere geçerse ne sonuçlar doğurabileceğini düşünün ve e-postalarınızı buna göre yazın.

8) Tutumunuzu gözden geçirin

Bazı zamanlarda yazdığımız e-postaları okuyan kişinin de bir insan olduğunu unutabiliriz. Öfke gibi duyguların neden olduğu tutumlar eğer dikkatli olmazsanız yazı yoluyla bile anlaşılabilir. Söylemek istemediğiniz bir şeyi yazmadan önce kendinize birkaç dakika verin ve e-postanızı buna göre yazın.

9) İstenmeyen e-postaların kaynağı olmayın

Daha başınıza gelmediyse bile, e-postanızın hacklenmesi oldukça yüksek bir ihtimal. Bu sebeple kişisel bilgilerinizi korumak için şifrenizi sık sık değiştirdiğinize emin olun. Çünkü hesabınızı ele geçiren şahıslar genellikle e-posta rehberinize ‘spam’ adı verilen istenmeyen e-postalar gönderecektir. Bu durum sizin hatanız olmasa da, arkadaşlarınızdan ve meslektaşlarınızdan özür dilemeniz e-posta adabına uyan bir hareket olacaktır.

İlginizi Çekebilir:  Milyarder Olmanın 7 Sırrı

10) Yasalara ve yönetmeliklere uyun

Günümüzde gönderebileceğiniz ve gönderemeyeceğiniz e-postaları belirten yasalar ve yönetmelikler bulunmakta. Örneğin belli ülkelerde toplu mesaj gönderimi yasal değildir. Ayrıca çalıştığınız yerin şirket politikalarında şirketin e-posta sistemini ek işinize ya da bireysel kullanımınıza alet etme üzerine kısıtlamalar olabilir. Bu tarz kullanımlarda da başınız belaya girebilir.

11) Açıklık talep edin

Eğer size gelen e-posta kafanızı karıştırdıysa ya da belirsizse, göndericiden açıklama yapmasını istemek e-posta kurallarına tamamıyla uygundur. Etkili bir iletişim sağlamak zaten zordur. E-posta sistemi üzerinde de fiziksel etkileşimde bulunmadığınızdan ve sözlü anlaşmadığınızdan, bu tarz karışıklıklar ortaya çıkabilir. Soru sormaktan çekinmeyin fakat bunu yaparken de nezaketi elden bırakmayın.

12) Gereksiz içeriklerden kurtulun

E-posta yanıtlarken, kutunuzdaki gereksiz içerikleri silmenin kimseye zararı yoktur. Eğer kendinizi uzun bir e-posta konuşması içerisinde bulursanız, konuşmanın eski kısımlarını silerek e-posta alma ve gönderme sürecini hızlandırabilirsiniz. E-posta gönderirken gereksiz olan alıcı ve gönderici ibarelerini silmek de yararlı olabilir çünkü bu bilgiler hem gereksiz hem de göz yorucu olabilir.

13) İmzanızı basit tutun

E-posta hesabınızda otomatik imza kullanımı iyi bir özelliktir ve kullanımı arttırılmalıdır. Fakat 20 satırlık e-posta imzalarından kaçınılması gerek. Bu kadar uzun bir imzanın hiçbir manası yok. Sadece adınızın, mevkiinizin ve temel iletişim bilgilerinizin yer aldığı bir imza yeterli olacaktır. Evcil hayvanınızın fotoğrafını ya da Shakespeare alıntılarını katmanıza hiç mi hiç gerek yok.

E-posta kuralları oldukça basittir. Bir kez bu kurallara alıştığınız zaman gerisi gelecektir. Yukarıdaki 13 altın kurala bağlı kalarak e-posta kullanımınızı iyileştirebilirsiniz.

Yorumları göster

Henüz bir yorum bulunmamakta.

Yorum yaz